محاور تدريب خدمة العملاء أفضل 6 استراتيجيات للتعامل مع العملاء

تبدأ خدمة العملاء ببناء مهارات وخبرات من خلال محاور تدريب خدمة العملاء. يجب على مديري الموارد البشرية تعيين وتدريب وإعداد فرق من أجل الاستجابة والرد على العملاء. حيث تكمن المشكلة في أن فريق خدمة العملاء غالباً ما يتلقى تدريباً غير كافٍ يجعلهم غير قادرين على التعامل مع العملاء غير الراضين، مما يؤدي إلى نفاذ صبرهم أثناء العمل. ويمكنك الاطلاع على الدليل الكامل تدريب خدمة العملاء الإلكتروني لتحقيق التميّز بين الشركات المنافسة مع 6 أنواع من العملاء سيتعامل معهم خدمة عملائك.

في كثير من الأحيان، يُطلب من خدمة العملاء الدفاع عن السياسات التي تتبعها الشركة، ناهيك عن دعمهم لها. فعليهم أن يتحملوا التأثير السلبي الذي يسببه العملاء الغاضبين أو غير الراضين. من خلال دورات خطانا لتدريب خدمة العملاء، سوف نساعدك على التميز في العمل وفق تضمين أهم محاور تدريب خدمة العملاء خلال دورتنا التدريبية، والتي سوف تساعدكم في إنجاز العمل باحترافية, والتعامل مع العملاء، مما سيجعل العمل أكثر سهولة وفق رؤية الشركة.

محاور تدريب خدمة العملاء

يتم تحديد محاور تدريب خدمة العملاء وفق رؤية الشركة واحتياجاتها، حيث لكل مؤسسة رسالة ورؤية تقودها نحو اختياراتها لموظفي خدمة العملاء، فإذا كانت الشركة تهتم بالتواصل مع جمهور من الشباب سوف يفضل اختيار خدمة عملاء من الشباب لسهولة التواصل معهم. إذا كانت الشركة تتبع سلطة أو أعمال إدارية فسوف يتجه اختيار خدمة العملاء جادين الذين يتمكنوا من التحدث بنبرة صوت رسمية. اختيار نوعية موظفي خدمة العملاء من الأمور الهامة التي من الضروري الإنتباه إليها، حيث إن موظفي خدمة العملاء هم صورة الشركة، ويتم اختيار ممثلي وظيفة خدمة العملاء وفق الأهداف التي ترغب الشركة في تحقيقها، والكيفية التي ترغب المؤسسة في تقديم نفسها أمام العملاء.

أهمية خدمة العملاء في ظل البيئة التنافسية

إن المنظمات التي تسعى لتحقيق ميزة تنافسية من خلال أداء العاملين بها سواءً كانت منظمات أعمال أو منظمات عامة، يجب أن تمتلك القدرة والمقومات على إدارة سلوك العاملين بها حتى يمكنها تحقيق أهدافها الخاصة، وتحسين صورة الشركة أمام العملاء ووثوق العملاء بالتعامل معها. في ظل المنافسة الشرسة والتغييرات البيئية من حين لآخر، أصبح من الصعب تجاهل وظيفة خدمة العملاء، حيث أصبحت خدمة العملاء العامل الرئيسي للربط بين الشركة والعملاء، سواء كان طريقة عمل خدمة العملاء عبر الإنترنت أو الهاتف، أو حتى التعامل وجها لوجه مع العميل. التميز في خدمة العملاء المستوى المتقدم الجدول الزمني والرسوم usd الجدول الزمني والرسوم الموقع والتاريخ دورة خدمة عملاء مع مدرب يساعد الشركة على النمو بشكل فاعل ومستدام.

أهمية خدمة العملاء في تحقيق أهداف الشركات

لا يختلف اثنان على أهمية هذه الخدمة بالنسبة للشركة والعميل على حد سواء، حيث تساعد الشركة على التوسع ونشر العلامة التجارية ومعرفة العميل لمنتجات الشركة التي تُسوقها أو الخدمات التي تُقدمها، ويمكن تلخيص أهمية خدمة العملاء في عدة نقاط.

1- داعم قوي للشركات الصغيرة الجديدة، لأنها تساعد في نشر العلامة التجارية لمنتجات هذه الشركات على نطاق واسع، وتسمح بالتواصل المباشر مع العملاء وتعريفهم بالخدمات المختلفة التي تقدمها الشركة وكيفية الحصول عليها والاستفادة منها.

2- تساعد على تواصل الشركة مع عملائها وتعريفهم بآخر مستجدات الشركة، والخدمات الجديدة التي توفرها، سواءً كانت عن طريق المكالمات الهاتفية أو الرسائل النصية أو أي شكل من أشكال التواصل الأخرى.

3- مساعدة الشركات على بناء قاعدة عملاء ضخمة لزيادة أرباحها، بالإضافة الى تلقي الشكاوي ومساعدة العملاء على حل مشاكلهم.

4- تُعد خدمة العملاء دليل لمساعدة الشركات على مراجعة مسارات الإنتاج وطرق تقديم الخدمات أو المنتجات، وذلك عن طريق الاستماع إلى آراء العملاء حول الخدمة التي تُقدمها الشركة، لمحاولة الشركة من تطوير نفسها وتحسين خدماتها.

مهارات التميز في خدمة العملاء

من محاور تدريب خدمة العملاء تحقيق الأهداف المتوقعة لقسم خدمة العملاء في مؤسسة أو شركة، يجب أن يمتلك الموظف المسؤول عن تقديم هذه الخدمة مجموعة من الخصائص الأساسية، بما في ذلك ما يلي:

• إتقان مهارات الاتصال المختلفة، وأهمها أن تكون جيداً في الاستماع وجيداً في التحدث، حيث تعتبر من أهم المهارات التي تساعد الموظفين على إتقان مجال عملهم.

• التحلي بالصبر وطول البال، والتعامل مع العملاء بكل هدوء، مع تجنب التحدث بوقاحة، والقدرة على التعامل مع المشكلات والرد على الأسئلة الشائعة.

• الإلمام بكافة تفاصيل خدمات الشركة أو منتجاتها، بحيث يمكنك الإجابة على جميع الأسئلة التي قد تطرح عليك.

• القدرة على إدارة الوقت، وحل مشاكل العملاء والرد على استفساراتهم في أقصر وقت ممكن.

• احترام العملاء وتقديم الخدمات لهم بغض النظر عن الجنس أو العرق أو الدين، وتجنب الظهور كشخص عنصري.

محاور تدريب خدمة العملاء التعامل مع حادّي الطباع

من أكثر المواقف احراجاً لموظفي خدمة العملاء، هو عند التعامل مع أناس يتميزون بالشخصية العصبية وسرعة الغضب. حينها يكون موظف خدمة العملاء غير قادر على التعامل معهم، وتدريب خدمة العملاء على تجاوز تلك المواقف تُعد من محاور تدريب خدمة العملاء, وسوف نضع لكم بعض النقاط التي يجب أن يتم اتباعها:

1. تجنب التأخير في إنجاز العمل للعميل، حيث أن التأخير قد يسبب لهم الملل والتوتر مما يؤدي إلى غضبهم الشديد.

2. يجب أن تمتلك جميع المعلومات حول الخدمات التي تُقدمها الشركة، فقد يسبب نقص أو عدم توافر المعلومات لدى العميل إلى غضبهم.

3. تجنب أن تظهر بالوجه الغاضب أمام العميل، فقد اعتبر الكثير من الناس بأن ذلك قلة احترام لهم.

4. لا تفرق بين شخص وآخر من حيث جودة العمل أو مدة إنهاء العمل، فقد يعتبر العميل أن ذلك عنصرية أو قلة تقدير له.

5. انجاز العمل بشكل دقيق وباحترافية، حيث أن اختلاف جودة العمل عكس المتوقع من العميل قد يؤدي به إلى غضبه السريع.

6. يجب أن تمتلك مقومات الثقة بالنفس، حيث قد يتولد لدى العميل بالموظف ضعيف الشخصية بأنه غير قادر على فهم وإنجاز احتاجته، مما قد يؤدي به إلى زيادة غضبه.

هذه النقاط سوف تساعدك في وظيفة خدمة العملاء، وتجاوز المشاكل التي قد تحدث مع العميل حادّي الطباع وتسهيل التعامل معهم ومساعدتهم واكتساب ودهم.

محاور تدريب خدمة العملاء التعامل مع شكاوى العملاء

يوجد العديد من الطرائق والقواعد التي يجب اتباعها عند تلقي شكاوي من العملاء والتي تُعد من أهم محاور تدريب خدمة العملاء، ومن تلك القواعد ما يلي:

1. الاعتذار عند حدوث المشكلة: هذا يُشعِر العميل بأنك مهتم به وبمشكلته والبحث عن حل لها، بالإضافة إلى أن ذلك يعكس لدى العميل بأن تلك المشكلة وقعت عن طريق الخطأ مما يجعله يلتمس العذر للشركة.

2. محاولة امتصاص غضب العميل: هذا يساعد على فهم سبب وقوع المشكلة وحلها سريعاً مما يعيد الثقة بين العميل والشركة.

3. الاستماع لشكوى العميل جيداً وعدم مقاطعته، فهذا يساعد العميل على إيصال مشكلته بشكل صحيح، والشعور بتقدير واحترام الشركة لشكواه.

4. إذا وجدت مشكلة حقيقية فيجب الاعتراف بها، فعند اعترافك بوجود المشكلة سوف يهدأ العميل أن كان غاضباً، مؤمناً بأن الشركة سوف تعمل على حل جميع مشاكله.

5. عدم الجدال مع العملاء، فقد يسبب ذلك إحباط للعميل وعدم تعامله مع الشركة مرة أخرى.

6. محاولة حل جميع مشاكل العملاء خلال أقل وقت ممكن، فهذا يُعطى انطباع عن مدى احترافية الشركة في مساعدة العملاء وتقديم خدماتها لهم على أكمل وجه.

تلك القواعد بلا شك سوف تساعدك على التعامل مع شكاوى العملاء، واتمام عملك بمثالية وتحسين قدراتك الوظيفية، حيث أن تلك القواعد تم بناؤها وفق دراسات وأبحاث في علم النفس، وبهذا يتم فهم سلوك العملاء وكيفية التعامل معهم.

محاور تدريب خدمة العملاء تحمل الضغوط والتوتر

مهما كنت محب لوظيفتك التي تشغلها، فعلى الأرجح أنك تعاني أحياناً من ضغط العمل، وقد يحدث ذلك بسبب التعامل مع عميل مُزعج، أو مع رئيس صعب المراس، أو عند اقتراب مواعيد تسليم العمل، فهذه أسباب قد يعرضك لضغوط العمل، ولكن يمكنك تجنب ذلك عن طريق اتباع أساليب تحمل الضغوط والتوتر أثناء العمل والتي تُعد من ضمن محاور تدريب خدمة العملاء، ومن تلك الأساليب ما يأتي:

1. حافظ على هدوء أعصابك مهما تعرضت لضغوط، حيث أنّ فعل ذلك سوف يساعدك على التحكّم بمشاعرك، وإتمام أعمالك على أكمل وجه حتى في ظلّ الظروف الصعبة.

2. ركّز على مهامك الأساسية فقط، حاول قدر الإمكان أن تبقى مركّزاً على مهامك الأساسية ومسؤولياتك الرئيسية أثناء العمل. بدلاً من التفكير بحجم الضغط الذي يسببه العمل لك.

3. ساعد زملائك المشاركين لك في نفس الوظيفة، ابدأ انت بمساعدتهم إذا وقعوا في مشكلة أو تعرضوا لضغط عمل بسبب شيء ما، بمساعدتك لهم سوف يردون لك المساعدة إذا احتجت لهم في أي وقت أثناء فترة العمل.

4. حافظ على التواصل الاجتماعي بينك وبين زملائك في العمل، عليك أن تكوّن صداقات وعلاقات إيجابية بينك وبين زملائك، حيث إن التواصل مع الآخرين يقلل من نسبة التوتر وضغط العمل الواقع على العاملين.

5. عليك تنظيم وقت العمل بحيث لا تضغط جميع أعمالك في وقت واحد، تعمل على مشروع واحد فقط في وقت محدد، وبعد الانتهاء من اتمام المشروع يمكنك العمل على مشروع آخر.

6. استغلال وقت الاستراحة والإجازات، ليس عليك بذل جهد أثناء الاستراحة، كل ما عليك فعله هو الاسترخاء، بالإضافة إلى تناول المشروبات الساخنة التي تعمل على تهدئة الأعصاب, فهذا يساعدك على تقليل الضغط والتوتر واستعادة نشاطك.

بهذه الأساليب يمكنك تحمل ضغوط العمل المستمر، وتقليل حدة التوتر أثناء فترة العمل الشاق، مما يساعدك على الحفاظ على تركيزك, بالإضافة إلى الحفاظ على صحتك التي قد تؤذي نتيجة الشعور بالقلق والتوتر . 

دورات خطانا لمعرفة محاور تدريب خدمة العملاء

إذا كنت تريد ان تتميز في وظيفة خدمة العملاء، وأن تجيد التعامل مع كل الظروف المواتية لك، سواءً كانت سهلة أو صعبة، فعليك اتباع جميع الأساليب التي تم ذكرها دون تجاهل أي نقطة منها، فكل نقطة تساعدك على إتمام أعمالك بشكل منظم ومرتب دون الشعور بالتوتر، وفي النهاية نتمنى لكل مجتهد النجاح في العمل الذي يحبه ويرضيه، وندعو جميع الناس الشغوفة للعمل في خدمة العملاء للانضمام لنا في دورات خطانا لتدريب خدمة العملاء، فنحن سوف ندربك على جميع المواقف التي قد تتعرض لها عمليا وكيفية التعامل معها خطوة بخطوة بطرق مدروسة ومُعترف بها عالمياً في عالم تدريب خدمة العملاء. اضغط هنا للتعرف على خدمات تدريب الفرق من خطانا الآن.

المصادر:
6 Topics Every Customer Service Online Training Program Should Cover

اكتشف مقالات أكثر:
تدريب خدمة العملاء الإلكتروني لتحقيق التميز مع 6 أنواع من العملاء
تدريب تفاعلي للفرق هل أنت مستعد لتقديمه لفريقك؟ مع 10 أمثلة
دورة تدريبية في التسويق الالكتروني المقدمة من خطانا في 3 نقاط
دور التدريب الإداري في تطوير وزيادة نجاح الشركات 5 نقاط
7 برامج تدريبية تقدمها الشركة (دليلك نحو المعرفة والنجاح)

أسئلة عن محاور تدريب خدمة العملاء