ما كان لأحد أن يتخيل أنه بتوفير أدوات تساعد على إدارة الفرق يمكن لقائد العمل، أو صاحب الشركة أن يتواصل بشكل إيجابي وفعال مع أعضاء فريق عمله، أو موظفي شركته عن بعد، إذ أنه في السنوات الأخيرة ومع انتشار وباء كورونا أصبح العمل عن بعد أمراً ملحاً، وضرورياً، ولأن التواصل هو مفتاح النجاح في كل مجال من مجالات الحياة وخصوصاً في مساحة العمل، كان لا بد أن تقدم لكم شركة خطانا بعض الأدوات التي تحسن مهارة الاتصال وترتقي بأسلوب الإدارة للفرق. سوف نستعرض معكم في هذا المقال كيفية إدارة فرق العمل وتوزيع المهام عليهم، والأدوات التي تساعدهم على التواصل الجيد والفعال، تابعوا معنا. ويمكنك الاطلاع أيضاً على: التدريب الإداري هو اللغز وراء نجاح الشركات العالمية تعرف على 3 منهم الآن.
أدوات تساعد على إدارة الفرق: إدارة مجموعات العمل
تختلف إدارة الفرق في بيئة مكتبية تقليدية عن إدارة الفرق عن بعد، فقد يكون العمل عن بعد باستخدام أدوات تساعد على إدارة الفرق إيجابيًا لكل من أصحاب العمل، والموظفين في الشركة. إذ تعد زيادة الإنتاجية، وتحسين التوازن بين العمل والحياة الشخصية، وتقليل التكاليف، بعض المزايا التي تجعل من العمل عن بعد مفيد للطرفين. وكما هو الحال في مكان العمل، يجب على مديري الشركات الافتراضية إبقاء الموظفين على اطلاع دائم بالتغيرات في السياسة، والتوظيف، ونجاحات الشركة، ونصائح العمل من المنزل. يمكنك متابعة: تدريب تفاعلي للفرق هل أنت مستعد لتقديمه عن بعد لرفع كفاءة الفريق؟ مع 10 أمثلة تكنولوجية
أدوات تساعد على إدارة الفرق: أسس إدارة فرق العمل بنجاح
بعض الشركات تعمل عن بعد بنسبة 100%، بينما تقدم شركات أخرى مجموعة متنوعة من المكاتب وخيارات التحكم عن بعد. يثق بعض المديرين بفرقهم تماماً، بينما يستخدم الآخرون برامج التتبع لضمان عمل الأشخاص، لذا فكل حالة تتضمن أساليب قيادة مختلفة، بالتالي لا بد من البحث عن أدوات تساعد في إدارة الفرق بشكل متوازن وفعال. إذا كنت ترغب في ازدهار شركتك، وتجهيز موظفيك للنجاح، وتوزيع المهام على فريق عملك، إليك بعض الأسس:
أولا: ضع توقعات وقواعد واضحة للعاملين:
يمكنك العمل على بناء شركتك الافتراضية بإجراء الخطوات التالية:
1- بناء هيكل إداري.
2- وضع قواعد أساسية واضحة يمكن تطبيقها.
3- ومعرفة الموظفين بما هو متوقع منهم، حيث يكون لكل شخص مسئوليات فردية بناءً على دوره.
4- وأيضاً قواعد للفريق بأكمله تساعدهم على البقاء في نفس المؤسسة، وذلك من خلال تدوين قيم ومبادئ الشركة.
5- مطالبة الجميع بالموافقة عليها عند تعيينهم.
ثانيا: التواصل اليومي مع فرق العمل باستخدام أدوات تساعد على إدارة الفرق:
يجعل فريق العمل أكثر استقراراً، إذ يساعد في تقييم التقدم وتقديم الملاحظات، ومعرفة ما إذا كان هناك أي أسئلة يحتاج أعضاء الفريق إلى طرحها.
ثالثا: عرض خيارات الاتصال المختلفة واختيار أفضل أدوات تساعد على إدارة الفرق:
تعدد خيارات الاتصال، من أفضل الممارسات لإدارة. فقد يكون التواصل بالفيديو وذلك عند الاجتماعات والمؤتمرات، أو المكالمات الهاتفية، أو البريد الإلكتروني، أو غير ذلك من وسائل التواصل، لذا عليك تحديد شكل الاتصال الأفضل في المواقف المختلفة. اطلع على: تدريب التسويق الإلكتروني – فرصة لزيادة أرباح شركتك مع 5 تحديات سوف يساعدك بحلها.
رابعا: تعزيز التوازن الصحي بين العمل والحياة:
تشجيع أعضاء الفريق على الالتزام بجدول زمني محدد، والابتعاد عن العمل عند انتهاء ساعات العمل، يجنبهم التوتر، ويعزز أداء الفريق.
خامسا: توضيح الأهداف عن طريق أدوات تساعد على إدارة الفرق:
أفضل طريقة للحفاظ على إنتاجية عالية هي تحديد الأهداف الفردية، والأهداف العامة للفريق، والأهداف الأوسع للشركة.
سادسا: بناء العلاقات مع أعضاء فريقك:
بأن تكون متاحاً للتواصل معهم، وتقدم الدعم، وتحاول أن تكون أكثر مرونة.
سابعا: تعزيز روح الفريق والتواصل باستخدام أدوات تساعد على إدارة الفرق:
وذلك بتشجيع بعض التفاعل الاجتماعي، والاحتفال بنجاحهم، وأيضاً لا تكن متعجرفاً معهم.
ثامنا: توفير أدوات تساعد على إدارة الفرق:
وذلك باختيار أدوات جيدة للتواصل مع الفرق.
أدوات تساعد على إدارة الفرق أو برامج للتواصل بين الموظفين
كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتبادلها مع مديرك في العمل أو زملائك؟ وكم من الوقت يستغرق أعضاء فريقك للاطلاع على الأهداف أو المهمات؟ أعرف بماذا تجيب. يعد البحث عن أدوات لإدارة الفرق، وتوفير وسائل للاتصال أمراً بالغ الأهمية في أن يكون الجميع على استعداد لمشاركة المعلومات عبر الإنترنت في شكل مكتوب، ويكون هناك سجل مسجل لكيفية حدوث أي شيء ولماذا. إليكم أفضل هذه الأدوات:
1- سلاك Slack من أدوات تساعد على إدارة الفرق:
يعد تطبيق Slack أحد أشهر أدوات التواصل، حيث يضم ما يقرب من 12 مليون مستخدم، فهو يُتيح للمستخدمين مشاركة الرسائل والملفات على الفور، وحتى إجراء مكالمات صوتية أو فيديو. يمكنك باستخدام Slack إنشاء شركتك الافتراضية، والتواصل مع جميع موظفيك، فقد صُممت هذه الأداة للحفاظ على إدارة مشروعك في مكان واحد، من خلال قنوات وهي مساحات مخصصة تجمع الأشخاص والمعلومات لأي مشروع، أو موضوع، أو فريق. يمكن قفل هذه القنوات للخصوصية حتى يتمكن من تدعوهم فقط لقراءة الرسائل، أيضاً يمكن دعوة عملاء وأشخاص من خارج مؤسستك للانضمام إلى قناة مخصصة لتسهيل العمليات التجارية. يوفر Slack توظيف أفضل المواهب، ويقلل التكاليف التشغيلية، ويتيح للجميع الاتصال، والتخطيط، والبقاء في المهمة بسهولة.
2- أسانا Asana:
يعد Asana من أقوى برامج إدارة المشاريع، فهو مصمم لمساعدة الفرق مهما كان حجمها على التعاون بشكل أفضل. ويتكون من أربع مكونات أساسية وهي: المشاريع، والمهام، وتفاصيل المهمة (الشخص المسئول، وتاريخ الاستحقاق، والتعليقات)، وأعمدة سير العمل. بمجرد إعداد مشروع Asana يمكنك إنشاء مهام فردية سيكون لكل منها بطاقة خاصة بها. أيضاً تقدم Asana أداة الجدول الزمني، الذي يمكنك من تعديل المهام وفق المواعيد النهائية، ومشاركة الجدول الزمني مع أعضاء الفرق.
3- كليك آب Click up:
Click up هو عبارة عن منصة عمل قائمة على السحابة لجميع أنواع وأحجام الفرق والشركات، ويجمع بين تطبيقات الأعمال المهمة ويجعل معلومات الشركة مركزية في آن واحد عبر الإنترنت. يعد click up أداة من أدوات إدارة الفرق، وتساهم في حل مشكلات الفرق والشركات من خلال إدارة العمليات، وإدارة المهام، وإدارة الوقت، والتعاون وإعداد التقارير. يسعدنا اطلاعك على مقال: تدريب الفرق عن بعد – 3 برامج تساعد على تعزيزها وتساهم في تنظيم الوقت والمهام.
4- بوديو podio من أدوات تساعد على إدارة الفرق:
podio أداة مرنة من أدوات إدارة الفرق، وتمكن آلاف الشركات من إدارة عملياتها بالكامل، وربط كل الفرق والعمليات من مكان واحد، ويساعد على جدولة الاجتماعات بجداول أعمال منظمة، ومتابعة كل المهام، podio يساعدك على بناء هيكل مخصص للعمل، وتواصل سريع، وإشراف سهل على أعضاء الفرق.
5- برنامج Monday.com:
Monday.com نظام تشغيل عمل وأداة من أدوات الإدارة عن بعد، قادر على مساعدة الفرق على إدارة كل شيء من أعباء العمل اليومية، إلى مشاريع الفرق المعقدة. ويقدم خيارات عرض متعددة من الجداول الزمنية، والتقويم، والخريطة، وطرق عرض المخطط، ويتضمن 50 جيجابايت كمساحة تخزينية، مع أكثر من 150 عملية تلقائية مختلفة لتبسيط سير العمل، كما يتضمن كثير من الإجراءات الأمنية والدعم.
6- برنامج تتبع الوقت Clockify:
Clockify تطبيق مجاني لإدارة وقت الفريق مع بعض الميزات الرائعة، إذ يساعد على تتبع أي عضو في الفريق يعمل على ماذا، وتتبع مستوى الإنتاجية عبر الأسابيع، ويحتوي على واجهة بسيطة، حيث يمكنك من إضافة عدد غير محدود من المشاريع، والمستخدمين.
7- برنامج تتبع الوقت Harvest:
Harvest إنها أداة رائعة من أدوات إدارة الفرق لتتبع الوقت وإنشاء فواتير ذات مظهر احترافي، تمكنك هذه الأداة من التواصل مع عملائك وتحديث الوقت والبيانات في جدولك الزمني الأسبوعي بطريقة سلسة وبسيطة.
8- تريلو Trello أداة من أدوات تساعد على إدارة الفرق:
Trello أحد أبرز الأدوات وأكثرها شهرة، فهو يتبع نظام البطاقات، لذا قم بتعيين المهام أو البطاقات، ثم تابع تقدمهم أثناء نقل بطاقاتهم إلى الأقسام المناسبة. يمكن لفريقك إنشاء أكبر عدد ممكن من الأعمدة وجعل العملية مفصلة قدر الإمكان. على سبيل المثال، إذا كنت تطلق حملة تسويقية، فيمكنك إضافة أعمدة مثل “التفكير”، “المهام الواجبة”، “التحديثات”، “التشغيل”.
9- لاجتماعات الفريق Microsoft Teams:
Microsoft Teams متكامل مع جميع تطبيقات MS، يعمل كمنصة واحدة لجميع أنواع الاتصالات (الدردشة والفيديو)، وأداة مباشرة وسهلة الاستخدام، وتمثل مركزاً قائماً على الدردشة للعمل الجماعي والتعاون السلس. اطلع على: أنواع التدريب في الشركات للموظفين لتحسين أدائهم وفقاً لـ 3 أنواع رئيسية.
10- برنامج الاجتماعات ZOOM:
Zoom يعد من أدوات تساعد على إدارة الفرق، إذ يسجل الاجتماعات المهمة، ويتيح إنشاء غرف اجتماعات منفصلة لأنشطة بناء الفريق، ويوفر ميزة مشاركة الشاشة.
11- أداة تويست Twist:
Twist يقدم ميزة إنشاء قنوات محددة، ومشاركة الصور والملفات، والرسائل الصوتية والفيديو، ويختلف عن slack في أنه أبطأ في إدارة الفريق، وأسرع في إيصال المحادثات في الوقت الفعلي.
12- برنامج Workhub:
Workhub الحل الأكثر شمولاً وبأسعار معقولة للسلامة والامتثال في السوق. اختر من بين أكثر من 25 أداة قابلة للتخصيص والتي لن تساعدك فقط على تحقيق درجات أفضل في تدقيق السلامة التالي الخاص بك ولكن أيضًا تضمن أن برنامج الصحة والسلامة الخاص بك يتم توصيله بفاعلية إلى العاملين لديك.
13- أداة Teamwork:
Teamwork مشاريع غير محدودة، مهام غير محدودة، تطبيق جوال مجاني، تصور البيانات والمخططات، ورؤية المواعيد المهمة وتاريخ الاستحقاق في نموذج التقويم مباشرة عند تسجيل الدخول للبرنامج.
14- وريك Wrike:
Wrike أداة بسيطة لإدارة المشاريع تعمل بشكل جيد للفرق الصغيرة، يساعد في تتبع المشكلات، ومعرفة من يعمل على ماذا، وبالتالي تطوير الفريق، لذا فهي أداة من أدوات إدارة الفرق.
15- توجل تراك Toggl Track:
Toggl Track أفضل أدوات إدارة المشاريع المجانية للتخطيط الفعال للفريق وإدارة المهام.
عندما يتعلق الأمر باختيار أفضل أدوات تساعد على إدارة الفرق، فمن الواضح أنه لا يوجد خيار واحد، لذا يتعين عليك كقائد للفريق فهم احتياجات وديناميكيات فريقك، ثم ابتكار الحلول والأدوات التي تناسب هذه الاحتياجات على أفضل وجه، بهذه الطريقة ستعرف أنك تتعامل مع التحديات التي تفرضها الفرق الافتراضية، وأن كل عضو موجود معك على نفس الطاولة.
نحترم وقتك ونقدره .. نصف ساعة لنمو مشروعك
